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ISO內審員培訓 一步步教你做體系審核,學會了少走彎路 發布時間: 2019-07-03 14:05
ISO內審員培訓 一步步教你做體系審核,學會了少走彎路
 
審核的有效性不等于體系運行有效性的全部,成功的審核是客觀公正地進行審核發現,并有效地利用審核發現不斷地改進體系和運行的績效。
 
有效開展內審的兩個條件
1. 你對所審核領域的專業活動是明白的。
2. 你已是一個成熟的審核員(至少不是一個吹毛求疵的人)
 
說明:第1條,如果對你所審核的活動、過程、產品或服務一無所知,提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性,因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問,因此合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
 
第2條,不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如,對于ISO9001的內審,某工位未制定作業指導書,就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續審核以確認以下問題:①該工序是否簡單?②是否是非重要工序?③員工是否清楚如何操作?④該工序是否從未出現過質量問題(可查詢制程異常清單等)。
 
如果以上4個問題的答案均為“是”,則不建議開不符合項。別擔心不妥,對于只有1~2個步驟的簡單工序,就算編一個文件掛在那里,也不見得能提高什么,而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
 
注:以上“作業指導書”的問題對于IATF16949:2016的內審不適用,因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業指導書,見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作,而且要保證每一個員工在該工序的作業都是標準化、一致性的。
 
但對于使用”已過校準有效期“的量具檢驗產品是一定要開不符合項的,這就存在將潛在的不合格產品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準,那就是嚴重的不符合項了。
 
審核的第一步你應該先收集
標準的要求;
體系文件的要求;
上次審核中集中的問題點;
管理中的重點和難點;
已知該部曾發生過的管理問題。
 
而后開始相應的策劃
過程的順序;
關鍵點的關注;
時間的有效分配;
合理的人員配置(獨立性和專業性的要求);
審核時機的確定和把握。
 
應該注意的事
策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;
允許別人作充分的準備;
不要嚴重干擾別人的正常業務作業,審核時間應可以協商并可調整
 
檢查表是重要的,但不一定是詳細的
可以幫助你把握節奏,體現你的重點關注;
內容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經驗;
不能照本宣科,提問應講究技巧;
內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
檢查表應是審核記錄的一種。
 
構思檢查表的三個要點
日常工作是如何處理的;
當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作;
當出現危機時/事物是否仍在控制下。
 
進入現場前內部的充分協商是必要的
目的是溝通審核意圖和協調審核步驟;
同時進一步明確審核中的重點關注;
相互提醒審核中應特別注意的事項。
審核員最大的挑戰是與人相處;
因而與人打交道得十分小心;
不能讓對方反感而導致你審核的失敗;
記住:千萬不能把審核做成是審查(找麻煩)。
 
記住樣本選擇的原則
為了達到目標;
密切相關的;
有代表性;
樣本量:3<n<12
 
有效的工作方式
聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;
看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
查:學會抽樣查看,學會證實;
問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。
記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細的記錄。
 
有效的審核順序
交談——提問
描述——聽取
文件——依據
證明——有效證據
 
現場審核中導致失敗的情況
同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
做和事佬去介入別人的事務紛爭;
滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
審核組內不能按分工有效協調,各行其是。
 
高層審核是個難題
職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
知識水平上可能比你高;
看問題的層次和深度可能和你不一樣;
但也不排除有低水平、低認識的人。
 
但它卻是關鍵的一步,需要你
事先做充分的準備;
標準和文件是你的依據;
應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
學會用經濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
你需要是會溝通又有一定知識面的人
同級溝通也不輕松
坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
是完善體系,而不是給別人難看,所以應換位思考,體諒別人的難處;
對發現問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
以事論事,別扯入人際關系;
失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
當你犯錯時,道歉是必須的;
總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。
 
與作業層人員溝通應注意
禮貌待人更顯需要;
現場中作業人員是忙碌的,應而不宜花很長的時間;
要用聽得懂的語言;
不能要求工人背出文件要求;
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
不能當著工人面前做記錄。
 
現場審核中要有深度
前后左右審核思路應能貫穿;
抽查可以某個產品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生產-包裝-交付-服務);
必須關注產品形成過程中的關鍵環節,并以足夠的專業能力作支持;
法律、法規有規定的應予重點關注;
體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關注;
對組織內已知的問題點應予以重點審核;
管理中的難點、重點,應有足夠的經驗去識別和判斷;
對發現的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
 
證實是重要的一環
不能道聽途說;
無錯聲明應進一步確認;
責任范圍內的有錯聲明是證據。
 
審核發現的形成應抓大放小
不要吹毛求疵,應該懂得持續改進,小事以提醒的方式告之;
要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
對重復性發生的小問題,應該當作系統問題提出,這不能因小而放。
 
審核發現記錄和報告
記錄應該是可追溯即可重查;
報告不能有數量限制,否則不能對體系做完整判斷;
不要害怕讓審核機構發現內審的全部,糾正措施才是至關重要的;
形成的報告因得到受審核部門的確認。
 
不合格報告三要素
 
 
不合格報告撰寫要求
正確性;
完整性;
清楚;
簡潔。
 
糾正措施內審的根本落腳點
原因分析很重要,根本原因須找到;
分清糾正和糾正措施的區別;
受審方是糾正措施的主導者,但內審員應該是輔導員;
限時檢查(驗證)是關鍵。
 
評價審核能力和績效很必須
為下次審核提供改進的基礎;
促使內審員不斷地提高水平練內功;
使受審核方有一個良好的感受,提高對內審的內心贊成度;
體系審核真正做到審核增值。